Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

Solventra is de handelsnaam waaronder twee zelfstandige ondernemers samenwerken op het gebied van websites, webshops, hosting en technisch onderhoud. Voor vragen over deze privacyverklaring kun je contact opnemen via info@solventra.nl.

KVK: 42133972 | Nederland

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wanneer je het aanvraagformulier op onze website gebruikt, verwerken wij de gegevens die je zelf invult: je naam, e-mailadres, eventueel je telefoonnummer en bedrijfsnaam, de dienst waarin je bent geïnteresseerd en de inhoud van je bericht. Hetzelfde geldt voor gegevens die je ons per e-mail stuurt.

Bij een inzending via het formulier leggen wij daarnaast automatisch je IP-adres, het tijdstip van de inzending, de gebruikte browser (user-agent) en de tijd tussen het openen en het versturen van het formulier vast. Die gegevens gebruiken wij uitsluitend om spam en geautomatiseerd misbruik tegen te gaan, bijvoorbeeld om te voorkomen dat één afzender het formulier eindeloos gebruikt.

Houdt ons spamfilter een inzending tegen, dan bewaren wij die inzending kort met de ingevulde gegevens erbij. Zo kunnen wij nagaan of het filter zich vergiste en een echt bericht alsnog oppakken, in plaats van dat het ongemerkt verdwijnt. Zie hoofdstuk 6 voor de bewaartermijn.

Daarnaast houden wij bij hoeveel bezoeken onze website krijgt. Per bezoek — niet per pagina — leggen wij vast: het tijdstip, het aantal pagina's dat tijdens dat bezoek is bekeken, de pagina waarop je binnenkwam, het soort apparaat (mobiel, tablet of desktop) en de naam van de website die naar ons doorverwees. Wij slaan daarbij geen IP-adres en geen browsergegevens op; van je IP-adres bewaren wij alleen een versleutelde, niet-herleidbare code, uitsluitend om te voorkomen dat één bron onze statistieken vervuilt. Wij maken geen profielen, volgen je niet over andere websites en delen deze gegevens met niemand.

3. Waarvoor gebruiken wij jouw gegevens, en op welke grondslag?

Wij gebruiken je gegevens om contact met je op te nemen, je vraag te beantwoorden en onze diensten uit te voeren. Wij gebruiken je gegevens niet voor marketing zonder jouw toestemming en verkopen je gegevens nooit aan derden.

De grondslagen daarvoor zijn: de uitvoering van een overeenkomst of de voorbereiding daarvan (artikel 6 lid 1 sub b AVG) voor het behandelen van je aanvraag; ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG) voor het tegengaan van spam en misbruik, voor de beveiliging van onze systemen en voor het meten van bezoekcijfers op onze eigen website; en een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG) voor onze administratie.

4. Wie hebben er toegang tot jouw gegevens?

Wij schakelen voor onze website en administratie een aantal dienstverleners in. Zij verwerken gegevens uitsluitend in onze opdracht, op basis van een verwerkersovereenkomst:

• Vercel Inc. — hosting van de website en verwerking van formulierinzendingen.
• Supabase Inc. — de database waarin aanvragen en onze projectadministratie worden opgeslagen (gehost in de Europese Unie).
• Strato AG — onze e-mailomgeving en het domein, waarmee de aanvraagmelding en jouw bevestigingsmail worden verstuurd.

Voor zover deze partijen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

5. Cookies

Deze website gebruikt functionele cookies en één eigen statistiekcookie. Wij plaatsen geen advertentiecookies, geen cookies van derden en geen cookies waarmee je over andere websites gevolgd kunt worden.

• Jouw keuze in de cookiemelding. Die bewaren wij in je eigen browser (localStorage), zodat de melding niet elke keer opnieuw verschijnt.
• solventra_bezoek — een statistiekcookie met een willekeurig nummer, dertig minuten geldig en telkens verlengd zolang je op de site bent. Hiermee tellen wij één bezoek in plaats van elke geopende pagina apart. Het nummer is niet aan jou gekoppeld en wordt door niemand anders gelezen: de cookie is alleen voor onze eigen server leesbaar (httpOnly) en wordt niet met derden gedeeld.
• Een sessiecookie voor onze eigen beheeromgeving. Die wordt alleen geplaatst wanneer wij zelf inloggen en komt bij bezoekers van de website niet voor.

Kies je in de cookiemelding voor “Weigeren”, dan wordt de statistiekcookie niet geplaatst en tellen wij je bezoek niet mee. De website blijft dan gewoon werken.

6. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of zolang wettelijk verplicht is. In de praktijk houden wij de volgende termijnen aan:

• Aanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal twee jaar, zodat wij een eerder gesprek nog kunnen terugvinden.
• Het IP-adres en de browsergegevens bij een aanvraag: 90 dagen, daarna verwijderen wij ze uit de aanvraag.
• Geweigerde formulierinzendingen, inclusief de ingevulde inhoud: 30 dagen. Wij bewaren die om te kunnen controleren of ons spamfilter zich niet vergiste. Blijkt het om een echte aanvraag te gaan, dan zetten wij hem alsnog door; daarna gelden de termijnen voor aanvragen.
• Technische logs van inlogpogingen: 30 dagen.
• Bezoekgegevens: twaalf maanden, zodat wij een jaar met een jaar kunnen vergelijken. De versleutelde code van het IP-adres verwijderen wij al na 30 dagen.
• Gegevens die bij onze administratie horen: zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht.

7. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Onze website is uitsluitend via een versleutelde verbinding (HTTPS) bereikbaar. Aanvragen worden opgeslagen in een database die niet vanaf het internet toegankelijk is. Onze beheeromgeving is met een wachtwoord beveiligd, waarbij wachtwoorden alleen versleuteld (gehasht) worden opgeslagen en het aantal inlogpogingen is beperkt.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Ook kun je bezwaar maken tegen de verwerking. Neem hiervoor contact op via info@solventra.nl. Daarnaast kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie vind je altijd op deze pagina.